LÀM SAO ĐỂ THỂ HIỆN SỰ CHUYÊN NGHIỆP NGAY CẢ KHI GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI?

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao các phép lịch sự khi gọi điện thoại lại đóng vai trò quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng? Trong thời đại công nghệ cao như hiện nay, chúng ta có rất nhiều sự lựa chọn trong việc giao tiếp mà không cần phải gọi điện thoại. Thông qua các ứng dụng như mạng xã hội, ứng dụng chat, việc giao tiếp trở nên đơn giản , thuận tiện hơn. Chính vì vậy, thật dễ dàng bỏ qua tầm quan trọng của một cuộc gọi điện thoại. Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát do công ty tiếp thị quốc tế Bright Local thực hiện, 60% khách hàng vẫn thích liên hệ trực tiếp với các công ty bằng cách gọi điện trực tiếp cho họ.

Một trong những kỹ năng cần thiết đối với một chuyên gia Bất Động Sản hàng là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Nếu một khách hàng tiềm năng gặp phải một cuộc gọi điện thoại thô lỗ, rất có thể bạn sẽ mất khách hàng đó, bất kể bạn cố gắng giành lại họ đến đâu.Khi một khách hàng chủ động gọi cho bạn, điều cần thiết là bạn phải cung cấp cho khách hàng đó một trải nghiệm tích cực khi đối thoại với bạn.

1. Trả lời trong vài lần đổ chuông đầu tiên:

Không ai thích bị tiếp tục chờ đợi, và điều đó bao gồm cả những người đang thực hiện cuộc gọi. Việc trả lời trong vòng ba lần đổ chuông đầu tiên sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với Khách hàng.

Ngay cả khi bạn đang bận thực hiện một cuộc gọi khác, trả lời điện thoại lập tức hoặc giữ máy cho ai đó trong thời gian ngắn vẫn tốt hơn là để điện thoại không trả lời. Để cuộc gọi không được trả lời có thể dẫn đến mất khách hàng tiềm năng.

2. Giới thiệu công ty và bản thân bạn trước:

Khách hàng tiềm năng muốn biết họ đang giao dịch với ai. Luôn trả lời điện thoại với tên công ty và sau đó giới thiệu bản thân. Bạn có thể thêm “… tôi có thể giúp gì cho bạn?” như một dấu hiệu cho thấy bạn sẵn sàng giúp đỡ.Ví dụ: “Xin chào, bạn đã đến (tên công ty). Đây là John đang nói. Tôi có thể giúp gì cho bạn?”

3. Luôn nói một cách bình tĩnh và rõ ràng:

Bằng cách nói với giọng bình tĩnh và rõ ràng, bạn sẽ thể hiện được sự tụ tin và làm chủ cuộc hội thoại, điều này sẽ truyền tạo nên sự tin tưởng. Hơn nữa, sẽ giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và sẽ giúp khách hàng hiểu những gì bạn nói. Bạn không muốn lẩm bẩm hoặc phải lặp lại lời nói nhiều lần. Luôn nở nụ cười khi trò chuyện , mặc dù không nhìn thấy nhau nhưng khách hàng sẽ luôn cảm nhận được thái độ của bạn khi giao tiêp với họ

4. Lắng nghe cẩn thận và không ngắt lời:

Luôn đảm bảo rằng bạn lắng nghe lý do cuộc gọi của khách hàng. Ngay cả khi đó là một lời phàn nàn dài dòng, việc lắng nghe và không ngắt lời sẽ cho họ thấy rằng bạn coi trọng cuộc gọi của họ. Ngoài ra, tích cực lắng nghe và lắng nghe mọi điều khách hàng nói sẽ giúp bạn đưa ra phản ứng thích hợp. Điều này sẽ chứng minh cho khách hàng của bạn thấy rằng bạn đang lắng nghe và đồng cảm với vấn đề của họ.

5. Ghi chú

Ghi chép khi bạn nghe sẽ giúp việc ghi lại các thông tin cần thiết theo dõi dễ dàng hơn. Ghi chú sẽ giúp bạn làm rõ chính xác những gì khách hàng đang yêu cầu, thời gian phản hồi của bạn cũng sẽ nhanh và đúng trọng tâm hơn.

6. Sử dụng giọng điệu và ngôn ngữ chính xác

Vì khách hàng không có khả năng đọc được nét mặt hoặc ngôn ngữ cơ thể của bạn trong một cuộc gọi điện thoại, nên việc sử dụng giọng điệu phù hợp và ngôn ngữ chính xác là rất quan trọng. Đây là lúc mà việc xây dựng thương hiệu của cá nhân bạn cũng phát huy tác dụng. Nếu bạn có một hình ảnh vui vẻ và thân thiện, thì đó là giai điệu mà người gọi của bạn sẽ mong đợi từ bạn. Trừ khi bạn hiểu rõ về khách hàng của mình, nếu không, hãy tránh những lời nói đùa. Nhiều trường hợp tỏ ra quá thân thiết , đùa cợt trong cuộc điện thoại sẽ dễ gây ấn tượng không tốt. 7

. Hãy xin phép trước khi tạm dừng cuộc gọi của Khách hàng

Nếu vì lý do nào đó bạn phải tạm dừng cuộc gọi, trước tiên hãy xin phép họ. Đây là một phép lịch sự thường bị bỏ qua, có thể gây khó chịu cho người gọi. Cố gắng giới hạn thời gian chờ của người gọi và, quay lại cuộc hội thoại với họ càng sớm càng tốt. Khi bạn quay lại đường dây, hãy nhớ luôn cảm ơn sự kiên nhẫn của người gọi.

8. Giữ bình tĩnh và vui vẻ

Đối với phép xã giao qua điện thoại , bạn cần giữ bình tĩnh và vui vẻ ngay cả khi tiếp xúc với khách hàng khó tính nhất. Bằng cách giữ bình tĩnh và vui vẻ, bạn có thể xoay chuyển tình hình.9.Không ăn uống khi đang gọi điện

Không bao giờ được ăn, uống hoặc nhai kẹo cao su khi đang gọi điện. Nó không chỉ rất thô lỗ mà còn có thể phóng đại âm thanh trên điện thoại, tiếng nhai nhóp nhép sẽ làm mất đi hình tượng chuyên nghiệp mà bạn đang xây dựng.

Nguồn: Sưu tầm

#BatdongsanPhuDong